4 Tipps: So steigern Sie Ihre Produktivität (selbst erprobt)

socket-304983_1280Der Facebook Eintrag des Harvard Business Mangers hat mich auf die Idee zu meinem heutigen Blogbeitrag gebracht: „11 Things Ultra-Productive People Do Differently“. Und obwohl ich nur drei dieser elf Tipps selbst beherzige, bin ich geradezu davon besessen, möglichst zu jeder Zeit produktiv zu sein. Ich hasse Verschwendung jeglicher Art aber insbesondere von Zeit. Vor allem seitdem ich selbständig bin und ein Kind habe, betrachte ich Zeit wirklich als absolut höchstes Gut.

Ob die nun folgende Auflistung zur Nachahmung empfohlen ist, kann ich nicht sagen. Das muss jeder für sich selbst herausfinden. Ich komme gut damit klar und obwohl ich natürlich nie genug Zeit habe, helfen mir diese Dinge doch, unheimlich viel auf die Reihe zu kriegen.

  1. Sachen nicht zweimal anfassen (dieser Tipp steht auch im oben erwähnten Beitrag)

Eine Email bekommen, lesen und sich denken ‚das kann ich später beantworten?‘ – großer Fehler! Schließlich hat man schon ein, zwei Minuten mit dem Lesen verbracht, denkt vielleicht noch eine Minute darüber nach und braucht weitere zwei Minuten, um wieder mit den Gedanken ganz bei der Sache zu sein, die man zuvor gemacht hat. Macht in der Summe fünf Minuten Zeitverschwendung. Und man hat noch nichts erledigt! Hinzu kommt, dass man die Email zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal suchen, lesen und den Beschluss fassen muss, was damit passiert: Beantworten, löschen, weiterleiten? Das hätte man auch gleich erledigen können.

  1. Dinge aneinanderreihen

Alles, was sich irgendwie verbinden lässt, wird bei mir verbunden. Dazu gehören Auswärtstermine, die ich versuche auf einen Tag oder auf aufeinanderfolgende Tage zu legen genauso wie Telefonate, die ich wenn möglich aneinanderreihe. Als ich angefangen habe mein Buch zu schreiben, habe ich mir eine Woche pro Monat von allen anderen Terminen freigehalten, um ungestört schreiben zu können. Und das habe ich bis heute beibehalten. Auch wenn nicht immer eine ganze Woche möglich ist, so bewirken drei aneinanderhängende Bürotage wahre Wunder für die Produktivität. Und ich bin überrascht, wie gut man seine Kunden und Kollegen erziehen kann, wenn man ihnen einfach Termine vorschlägt, anstatt sie um Vorschläge zu bitten. Damit bekommt man sein Zeitmanagement viel besser in den Griff.

Ich gebe zu, dass ich es bisweilen übertreibe, was die Aneinanderreihung von Erledigungen angeht. So habe ich es mir zur Angewohnheit gemacht, meine Fingernägel im Auto zu lackieren, direkt bevor ich losfahre. Das Auftragen des Nagellackes dauert genauso lange wie irgendwo anders, aber anstatt untätig herumzusitzen, während der Lack trocknet, kann ich mich bereits meinem nächsten Ziel nähern, denn Lenken und Schalten kann man auch mit frischem Lack ganz wunderbar. Auf dem Weg zu einem Abendtermin habe ich auf diese Art und Weise allerdings einmal meine Handbremse, den Gurt, den Sitz und die Fußmatte meines Autos mit pinkfarbenem Lack übergossen und musste drei Wochen lang mit geöffnetem Fenster fahren, um den Geruch des Inhalts einer kompletten Nagellackflasche wieder loszuwerden.

  1. Social Media als Nachrichtenkanal

Den anfangs bereits erwähnten Beitrag zur Produktivität habe ich auf Facebook gefunden, der Harvard Business Review hatte ihn geteilt. Viele andere Nachrichten finde ich auch auf diese Art und Weise. Denn meine Social Media Kontakte interessieren sich in der Regel für die gleichen Dinge wie ich. Egal ob es die Kandidatur Hillary Clintons ist, ein gutes Rezept für Spargelsalat, die Angst vor der Automatisierung durch die Industrie 4.0 oder die Abschaffung der Abgeltungssteuer – Facebook, Twitter & Co halten mich auf dem Laufenden, ohne dass ich ein oder mehrere Zeitungen, bzw. deren Internetseiten durchforsten muss. Den Luxus der morgendlichen Zeitungslektüre am Schreibtisch behalte ich als Privileg meines früheren Angestelltendaseins in schöner, nostalgischer Erinnerung. Heute ist mir meine Zeit zu schade dafür. Denn:

  1. Wenn ich frei habe, habe ich frei

Auch das musste ich als Selbständige erst lernen. Lange hat es mir nämlich nichts ausgemacht, jede wache Minute zu arbeiten. Meine Arbeit macht mir ja auch unheimlich Spaß. Aber spätestens seit mein Sohn auf der Welt ist, setze ich mir selbst Grenzen, schalte Computer und Handy auch mal aus und weise meine Kunden und Kollegen per out of office Nachricht darauf hin, dass ich mich gerade nicht am Arbeitsplatz befinde. Zugegeben, das ist nicht immer leicht. Erst gestern musste ich mich wieder selbst dazu zwingen, auf die Anfrage nach einem Telefonat mit einem wichtigen Kunden zu antworten: „An diesem Tag bin ich im Urlaub. Können wir auch eine Woche später telefonieren?“ Und natürlich können wir das. Aber auf diese Art und Weise wecke ich auch keine falschen Erwartungen. Jeder hat das Recht, auch mal im Urlaub oder krank zu sein und ich habe noch niemanden getroffen, der das nicht respektiert. Wer hingegen Urlaub macht ohne seine Geschäftspartner darüber zu informieren, kann mit schlechter Erreichbarkeit oder langen Antwortzeiten viel eher deren Unmut erregen.

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